Selon les sources, 65 à 70 % des bailleurs particuliers gèrent seuls leur bien locatif et toutes les obligations afférentes !Or, rédiger un contrat de location et un état des lieux, procéder à l’appel des loyers et des charges, réaliser les déclarations fiscales : mettre un bien en location entraîne pour le bailleur de nombreuses tâches à réaliser, particulièrement chronophages !
Si le recours à une agence de gestion locative constitue une piste à explorer, elle n’en reste pas moins coûteuse (environ 7 % des loyers facturés sur la gestion courante sans les frais annexes d’assurance).Mais heureusement, il existe une nouvelle solution, encore peu connue du grand public, vous permettant d’économiser du temps et de l’argent : le logiciel de gestion locative.
La gestion locative : quelles tâches pour le propriétaire ?
La gestion locative désigne l’ensemble des démarches et formalités que le propriétaire d’un bien immobilier ou le gérant d’une SCI doit entreprendre lorsqu’il réalise un investissement locatif. Chronophage, elle implique notamment :
- De rédiger et publier une annonce immobilière de location avec de belles photos ;
- De répondre aux demandes de contact des candidats ;
- D’organiser les visites du logement, appartement ou maison ;
- De sélectionner le locataire sur des critères comme sa solvabilité ;
- D’établir un état des lieux d’entrée ;
- De rédiger un bail de location conforme avec le type de location (location nue ou location meublée) et la réglementation ;
- De vérifier que le locataire a bien souscrit une assurance ;
- D’appeler les loyers et charges et d’établir les quittances de loyers ;
- De comptabiliser les aides au logement perçues par le locataire ;
- D’effectuer les relances en cas de retard ;
- De refacturer certaines dépenses comme la taxe d’enlèvement des ordures ménagères ;
- De réviser le montant du loyer à échéance ;
- De régulariser les charges ;
- D’établir l’état des lieux de sortie ;
- De restituer le dépôt de garantie, en déduisant le coût des dégradations…
Toutes ces tâches demandent du temps et de la disponibilité. Ce qui peut s’avérer très compliqué pour le bailleur qui possède plusieurs logements en location ou qui ne réside pas à proximité de son investissement immobilier. D’où l’intérêt d’utiliser un logiciel de gestion locative !
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion locative ?
Le logiciel de gestion locative est un outil mis en place sur un ordinateur ou accessible en ligne, qui permet de gérer et d’automatiser des tâches liées à la mise en location d’un ou de plusieurs biens immobiliers.
Il permet ainsi au bailleur de prendre en charge lui-même la gestion locative de ses logements. Généralement, l’éditeur du logiciel de gestion locative propose plusieurs formules, pour s’adapter aux besoins et au budget du bailleur.
Pour améliorer le suivi des tâches, certains logiciels de gestion locative (tel que celui proposé par Ownily) fournissent une vue d’ensemble sur les données relatives à ses biens en location, juridiques, comptables, financières et fiscales.
Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de gestion locative ?
Selon le logiciel que vous choisissez, vous aurez accès à plus ou moins de fonctionnalités.
Le partage des annonces de location depuis le logiciel de gestion immobilière
Certains outils de gestion locative vous permettent de rédiger puis de publier votre annonce de location sur plusieurs plateformes en un seul clic.
La gestion des candidatures
Grâce à cette fonctionnalité, vous recevez les candidatures pour la location sur le même support, peu importe depuis quel site d’annonces immobilières elles proviennent.
Certains logiciels proposent aux candidats de remplir un formulaire permettant d’effectuer une première sélection, en fonction de critères essentiels comme la nature du contrat de travail (CDI ou CDD) ou le montant des revenus.
Des logiciels peuvent aussi inclure un module relatif à la disponibilité des candidats pour les visites.
Remarque : De nombreuses candidatures se font encore aujourd’hui sur papier rendant cette fonctionnalité dans l’absolu peu utile ou nécessitant un temps de traitement important pour un gain de temps contestable.
La rédaction et l’édition du bail par le logiciel de gestion locative
Pour être dans les clous, vous devez rédiger un bail par écrit, qui comporte toutes les mentions obligatoires, et d’autres particulièrement importantes, comme celle de résiliation du bail en cas d’impayés, ou celle relative à la caution.
Un logiciel de gestion locative vous permet de remplir rapidement un contrat de location conformément aux dispositions légales et réglementaires. Il propose notamment d’ajouter automatiquement les données relatives au bailleur, au logement et au locataire, pour ne pas perdre de temps.
Autre fonctionnalité très utile mais encore rarement disponible sur les logiciels de gestion locative : la signature électronique du bail et l’envoi d’un exemplaire dématérialisé au client.
Le suivi des paiements avec le logiciel de gestion
Chaque mois, vous devez procéder à l’appel des loyers et des charges. Si vous avez inclus cette possibilité dans le bail, vous pouvez aussi réviser le prix de location chaque année.
Le logiciel de gestion prend en charge les communications avec votre locataire. Il envoie les avis de loyers en amont de l’échéance si vous le souhaitez, les quittances à l’encaissement et envoie des rappels au preneur lorsqu’il est en retard.
Lire aussi : Comment protéger votre SCI des loyers impayés ?
Le calcul de la régularisation de charges
Le logiciel de gestion locative immobilière dispose généralement d'un outil automatisé de régularisation des charges.
Cette fonction prend en compte divers éléments tels que les provisions demandées au locataire pour la période de régularisation, les appels de fonds du syndic de copropriété payés par le bailleur ainsi que les dépenses directement couvertes par le bailleur.
Le logiciel immobilier effectue le calcul et propose le montant de la régularisation. En plus de vous restituer le montant, le logiciel, s’il comprend un service de comptabilité, peut aussi enregistrer les mouvements comptables sur le compte du locataire.
La gestion comptable et fiscale de la location
Chaque année, vous devez déclarer les revenus locatifs perçus, afin qu’ils soient imposés. Par ailleurs, si vous effectuez la location par le biais d’une SCI, vous devez tenir une comptabilité, de trésorerie pour les SCI à l’IR, d’engagement pour les SCI à l’IS.
Une solution de gestion locative complète va au-delà du suivi des loyers et charges locatifs et vous permet de réaliser une comptabilité conforme et d’établir vos déclarations rapidement le moment venu, en évitant le risque d’erreurs, en temps et en heure.Lire aussi : Comment gagner du temps dans la gestion de votre SCI ?
Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion locative ?
Gagner du temps constitue l’atout essentiel d’un logiciel de gestion locative.
Un gain de temps sur la gestion locative
Sans logiciel de gestion, vous devez utiliser plusieurs applications comme un tableur Excel pour suivre les recettes et charges, un agenda, un outil de rédaction des baux ou les rédiger vous-mêmes et les envoyer en signature… Avec un logiciel, toutes les fonctionnalités se trouvent sur un même support et sont informatisées, voire automatisées sans que vous ayez à intervenir.
L’optimisation de l’organisation de la gestion locative
Vous pouvez améliorer votre organisation, grâce à un outil qui centralise et priorise les tâches à effectuer et qui classifie et conserve l’ensemble des documents utiles à la location. Dites adieu à la paperasse qui s’accumule ! Par ailleurs, si vous optez pour un logiciel de gestion locative pour particulier full web, alors vous aurez accès à vos données et à votre activité en temps réel, depuis n’importe quel support mobile (ordinateur, tablette, smartphone).
La réduction du risque d’erreur et d’oubli
Vous devez calculer le montant de l’augmentation du loyer sur la base de l’indice de révision des loyers. Vous devez également déclarer les revenus perçus à l’administration fiscale. Grâce au logiciel de gestion locative, vous évitez au maximum les erreurs de saisie et de calculs. Vous évitez aussi de passer à côté d’une échéance, d’un retard de paiement du loyer… Si vous avez souscrit une Garantie Loyers Impayés, sachez que l’absence de relance au locataire en cas d’impayé dans le délai requis au contrat est un motif de non indemnisation du sinistre.
Comment choisir son logiciel de gestion locative ?
Pour le choix de votre logiciel de gestion locative, vous tiendrez bien entendu compte des fonctionnalités qu’il vous propose. Mais ce n’est pas tout. L’outil est censé vous faire gagner du temps, il doit donc être simple à utiliser.
L’ergonomie du logiciel
Un bon logiciel comporte une interface de gestion intuitive et simple à appréhender. Vous devez comprendre rapidement où se situe chaque fonctionnalité. Essayez toujours avant de vous abonner !
La formation au logiciel de gestion locative
Vérifiez qu’il comporte un module d’assistance, qui vous permet d’obtenir des réponses aux questions que vous vous posez. Le mieux est l’accès à un chat disponible 24h/24 ou à un service client avec de larges plages horaires de contact.
Une solution tout-en-un
Rédaction des documents, comptabilité, synchronisation aux comptes bancaires : le logiciel doit vous permettre de réaliser l’ensemble des tâches de gestion locative dont vous avez besoin sur le même support.
Combien coûte un logiciel de gestion de location ?
Le coût de la gestion locative a un impact sur le taux de rendement de votre investissement. Lorsque vous faites appel à une agence immobilière pour gérer votre bien en location, vous devez lui verser des honoraires, qu’elle fixe librement.
Généralement, l’agence prélève un pourcentage sur le montant des loyers, compris entre 4 et 10 %, en fonction de sa politique et du nombre de biens. Par exemple, si vous percevez 10 000 euros de revenus fonciers chaque année, et que l’agence prélève 7 % au titre de la gestion locative, l’addition s’élève à 500 euros par an.
Pour utiliser un logiciel, vous payez un abonnement, chaque mois ou chaque année. Le coût du logiciel de gestion locative s’avère bien inférieur à celui d’un professionnel de l’immobilier.
Attention toutefois : certains logiciels appliquent un tarif d’abonnement variable selon le nombre de biens en gestion, et parfois une tarification supplémentaire sur la rédaction des baux. Renseignez-vous attentivement et faites vos calculs !
Chez Ownily par exemple, l’abonnement Premium de 296 euros par an couvre les services de gestion locative pour un nombre illimité de biens et de locataires, en plus de la tenue comptable et de la préparation de la déclaration fiscale de la SCI. Grâce à ce tarif maîtrisé, et qui plus est déductible des revenus fonciers de la SCI, vous optimisez la rentabilité de votre investissement locatif.
À savoir : il existe des sites de gestion locative gratuits, mais vous n’aurez accès qu’à un nombre très limité de fonctionnalités et devrez vous-même saisir vos informations chaque mois pour obtenir vos documents ou suivre vos recettes et charges.
Pourquoi choisir le logiciel Ownily pour gérer ses locations ?
Logiciel complet de pilotage de SCI, Ownily inclut des fonctionnalités relatives à la gestion locative dans sa formule d’abonnement Premium. Grâce à la synchronisation du logiciel avec les comptes bancaires de la SCI, il suit par exemple le bon paiement du loyer à votre place et assure les échanges avec le locataire :
- L’envoi automatique des appels de loyers et de charges ;
- La détection du paiement perçu et l’envoi au locataire de la quittance de loyer ;
- La détection du retard de paiement et la relance automatique du locataire.
Vous n’avez plus à surveiller vos comptes bancaires, Ownily le fait pour vous !
