Chercher un locataire, réaliser les travaux indispensables, tenir les comptes…
Cumulées, les tâches qui incombent aux gérants de SCI s’avèrent chronophages ! S’il peut être parfois tentant de bâcler la compta ou le reste, il s’agit là d’une option à écarter pour votre SCI : trop risquée, elle irait à l’encontre des intérêts de la société.
Existe-t-il des solutions pour limiter le temps à consacrer à vos fonctions de gérant ? Lesquelles choisir ? Ownily vous donne des pistes de réflexion pour concilier les impératifs d’une bonne gestion de votre société civile immobilière avec ceux de votre emploi du temps professionnel et personnel.
Allégez votre agenda grâce aux statuts de votre SCI
Trop souvent, les associés se contentent de modèles trouvés sur internet pour créer leur société civile immobilière (SCI). C’est dommage, puisque les statuts constituent un outil intéressant pour bien répartir la charge de travail, à utiliser en ce sens dès la création de la SCI, ou ultérieurement en procédant si besoin aux modifications nécessaires.
La cogérance de la SCI
Le code civil vise expressément l’hypothèse de « plusieurs gérants », en précisant que dans ce cas, chacun exerce séparément ses pouvoirs au sein de la société. En pratique, les associés de la SCI sont donc libres de prévoir un fonctionnement avec deux ou trois gérants, en limitant l’intervention de chacun.
Attention cependant : si cette solution est reconnue juridiquement dans les relations au sein de la SCI, elle ne produit aucun effet à l’égard des tiers (banque, locataires…), à moins que ceux-ci n’en aient connaissance. Cela signifie que ceux-ci considéreront la SCI engagée à leur égard quel que soit le cogérant qui signe. Soyez également vigilant sur la responsabilité donnée à chacun au sein de la société : en l’absence de répartition claire des rôles, les cogérants sont censés s’occuper conjointement de tout, ce qui est susceptible de générer des problèmes d’organisation et des conflits.
Limiter les fonctions de gérant de la SCI dans le temps
Lorsque rien n’est prévu dans les statuts, le gérant de la SCI est réputé nommé pour toute la durée de vie de la SCI, jusqu’à ce qu’un événement vienne mettre fin à ses fonctions (démission, révocation, décès, dissolution de la société…). Ceci étant, il s’agit d’une règle fixée par défaut, les associés disposant de la faculté de fixer une durée précise pour le mandat de gérant de la SCI. Dans ce cas, la charge de travail reste la même, mais se trouve limitée dans le temps.
Les délégations de pouvoir
Vous prévoyez de confier certaines missions aux associés de votre SCI ou le faites déjà ? C’est une option, mais dès lors qu’il s’agit d’un service rendu informel, vous restez responsable à 100% si les choses ne sont pas faites, ou pas correctement. Pour cette raison, l’idéal est de prévoir la possibilité de déléguer directement dans les statuts de votre société civile immobilière (SCI), puis d’établir ensuite des procurations au fil de l’eau et en fonction de vos besoins.
Quelles formalités accomplir pour bénéficier de ces solutions ?
Toutes les pistes présentées précédemment ne sont pas anodines, car elles touchent au mode de fonctionnement de votre SCI. À ce titre, elles nécessitent un débat en assemblée générale extraordinaire et demandent l’accomplissement de formalités spécifiques, comme la publication d’un avis concernant la nomination d’un cogérant.
Il vaut mieux donc préparer le terrain ! Pour cela, le plus simple consiste certainement à faire preuve de transparence et de pédagogie, en exposant aux associés de votre SCI les difficultés que vous rencontrez et les solutions pour adopter un autre fonctionnement.
Enfin, n’hésitez pas à préciser que votre démarche s’inscrit dans le souhait de préserver l’intérêt de tous. Le temps est en effet indispensable pour réaliser tous les actes de gestion de la SCI dans de bonnes conditions, qu’il s’agisse de la gestion locative d'un bien immobilier, des obligations comptables ou encore des bonnes relations avec les tiers (banques, impôts, assurances…).
Si vous en manquez, vous risquez de mettre la société en difficulté en raison d’oublis ou de démarches réalisées à la va-vite, puis par voie de conséquence de vous voir reprocher une mauvaise gestion par les associés (pouvant aller jusqu’à une révocation).
Déléguer la gestion de la SCI, bonne ou mauvaise idée ?
Juridiquement, tout gérant de SCI a le droit de déléguer tout ou partie de ses missions, dans les limites prévues par les statuts. Pour autant, une gestion en bon père de famille implique de faire les bons choix, en pesant le pour et le contre.
Détecter les missions les plus chronophages
En tant que gérant de SCI, vous êtes chargé d’assumer « tous les actes de gestion » selon l’article 1848 du code civil, ce qui couvre de nombreuses actions :
- Entretenir le (ou les) bien(s) immobilier(s) de la SCI : gérer les gros travaux (toiture, ravalement de façade, travaux d’extension, etc.) aussi bien que les petites réparations incombant aux propriétaires (remplacement de la chaudière, plomberie…).
- Prendre en charge la gestion locative : mettre en location le bien, préparer le bail, effectuer l’état des lieux, répondre aux demandes des locataires…
- Gérer les finances de la SCI : payer les factures, surveiller le bon encaissement des loyers…
- Protéger les intérêts de la SCI, que ce soit en contractant les assurances nécessaires (comme l'assurance Garantie des Loyers Impayés ou GLI) ou en défendant ses intérêts dans différents contextes (procédures, représentation de la société dans les AG en cas de copropriété, recours contre un mauvais payeur etc.)
- Remplir les obligations comptables et fiscales.
La liste est longue, mais selon son profil (son métier, sa formation professionnelle…) et le contexte de la SCI (l’état du parc immobilier et le nombre de biens notamment), chaque gérant de la société s'occupe davantage de certains sujets. Pour y voir plus clair, commencez par calculer les heures passées sur chacune de vos missions. Passez-vous surtout du temps à gérer la paperasse, à suivre les éléments financiers ou plutôt à rendre des comptes aux associés de la SCI ? Identifiez les tâches sur lesquelles gagner du temps présente un véritable intérêt, à la fois pour vous et pour la SCI.
Évaluer l’intérêt des solutions existantes
cVous savez désormais sur quoi gagner du temps ?
Dans ce cas, vous identifiez nécessairement les professionnels susceptibles de vous délester de certaines de vos obligations :
- L'expert-comptable pour la tenue des comptes et les déclarations fiscales de votre SCI
- L’agence immobilière pour la gestion locative
- L’architecte ou le maître d’œuvre pour la coordination de travaux et le suivi de chantier
- Le courtier en crédits pour renégocier un prêt etc
Toutefois, la réflexion mérite d’être menée plus en profondeur. Il existe en effet une multitude d’offres de la part de tous ces professionnels, de la plus basique à la plus complète. Les modes de fonctionnement sont eux aussi très variés, avec l’émergence de prestations en ligne dans tous les domaines (par exemple l'entreprise Flatlooker pour la gestion locative).
Quel que soit le volet sur lequel vous pensez pouvoir gagner du temps, interrogez-vous sur le bénéfice réel des solutions proposées.
Toutes ces questions doivent être examinées, en ayant à l’esprit que le fait de déléguer constitue rarement une solution miracle. À titre d’exemple, en faisant appel à un expert-comptable pour votre SCI, vous n’assumerez certes plus la tenue comptable, mais devrez toujours organiser les AG. Vous passerez également du temps à transmettre vos justificatifs comptables (factures, quittances etc).
Des exemples de questions à vous poser :
- De quelles tâches vais-je pouvoir m’abstenir avec ce service ?
- Quelles sont celles qui resteront à ma charge ?
- Combien de temps cela va-t'il me faire gagner ?
- Est-ce que déléguer ne va pas me demander un temps supplémentaire, avec de nouvelles actions à effectuer ?
- Quel est le coût du service ?Celui-ci me sera-t-il vraiment favorable ?Ce coût est-il déductible ?
- Quelle est la durée d’engagement ?
Devenir un gérant de SCI organisé
Au-delà du coût qu’il représente, le recours à un prestataire implique une certaine perte de contrôle, que bon nombre de gérants de SCI ne sont pas prêts à accepter sur des sujets qu’ils estiment sensibles (l’état des finances ou le choix du locataire par exemple). Si tel est votre cas, voici quelques conseils pour gérer plus efficacement votre SCI tout en gardant la main.
Constituez-vous une bibliothèque de modèles pour votre SCI
Si l’exercice vous demandera du temps au démarrage, il vous en fera gagner beaucoup par la suite ! Listez tous les documents dont vous avez besoin et cherchez ou établissez des trames que vous utiliserez dès que vous en aurez besoin.
A minima, basez-vous sur notre check-list :
- courrier de convocation des associés à l’assemblée générale
- procès-verbal d’assemblée générale
- papier à en-tête avec les coordonnées de la SCI à utiliser pour toutes vos correspondances
- modèles de bail (nu, meublé, meublé étudiant, mobilité...)
- formulaires d’état et de sortie des lieux
Centralisez les documents au fur et à mesure
Pour vous aider dans cette démarche, voici quelques idées faciles à mettre en œuvre. Tout d’abord, classez tous vos documents relatifs à la SCI dans un seul et même endroit (un dossier spécifique dans votre ordinateur par exemple). C’est tout simple, mais cela évite de perdre plusieurs minutes à retrouver les informations.
Vous pouvez également aller un cran plus loin en utilisant un espace de stockage électronique (comme Digiposte ou Dropbox). Vous aurez tous les dossiers de la SCI à portée de main, avec la possibilité de les partager avec vos associés et partenaires. Ce type d’outils facilite ainsi les échanges, tout en limitant le risque de perte de documents.
Privilégiez le digital pour votre SCI
C’est un fait : le papier fait perdre beaucoup de temps ! Aujourd’hui, de nombreux outils sont disponibles pour automatiser un certain nombre de tâches et suivre en temps réel ce qui se passe dans tous les pans de sa vie professionnelle et personnelle.
Que diriez-vous de tester cette solution pour votre SCI ? Pour commencer simplement, mettez en place un moyen pour échanger simultanément avec tous les associés de la SCI, comme un simple groupe WhatsApp. Vous utiliserez ensuite ce canal pour éviter d’avoir à répéter plusieurs fois la même chose. Par exemple, lancez une conversation collective sur un sujet qui semble inquiéter tout le monde, plutôt que de multiplier les échanges individuels avec les associés de la société.
Pour une solution beaucoup plus complète, Ownily a pensé à tout ! Nous avons en effet conçu le premier outil permettant aux gérants de SCI de gagner du temps sur tous les terrains : tenue comptable, préparation des AG mais aussi information des associés.
