Chaque année, toute société civile immobilière (SCI) se doit de mettre en place son assemblée générale. Le formalisme associé peut vous paraître superflu, mais c’est pourtant à ne pas négliger dans la gestion de votre SCI. On vous explique pourquoi dans cet article et les Assemblées Générales (AG) n’auront plus de secret pour vous !
1. Assemblée Générale, en quoi cela consiste ?
L’Assemblée Générale d’une Société Civile Immobilière SCI fait partie des modes de consultation des associés de la SCI. Il s’agit d’ailleurs de la pratique la plus fréquente pour matérialiser la volonté collective des associés de la SCI. L’Assemblée Générale se présente sous forme d’une réunion entre les associés de la SCI pour délibérer sur les questions qui se rapportent à la gérance de la société. Il existe deux formes d’assemblées générales différentes en fonction du degré d’importance de la décision à prendre.
L'Assemblée Générale Ordinaire
L’Assemblée Générale Ordinaire (dite AGO) est la forme la plus utilisée. Elle statue sur l’approbation des comptes annuels de la SCI avant l’affectation des bénéfices et le démarrage d’un nouvel exercice comptable.
L'Assemblée Générale Extraordinaire
L’assemblée Générale Extraordinaire (dite AGE) concerne des demandes/modifications plus importantes pour la SCI. Elle décide par exemple de la modification des statuts de la SCI, de la révocation du gérant, du changement d'objet social ou encore du transfert de siège social.
Dans les deux cas, les statuts de la SCI définissent les modalités de vote à respecter pour les délibérations ainsi que le mode d’emploi complet de l’assemblée générale. Le bon déroulement de cette réunion doit donner lieu à la rédaction d’un procès-verbal (dit PV). Ce document constate le résultat du vote et résume le déroulé de l’AG.
2. La convocation à l’assemblée générale d’une SCI
Pour permettre le bon déroulement d’une Assemblée Générale et pour être certains que les prises de décisions soient confirmées, il est impératif de convoquer tous les associés de la SCI. Les statuts indiquent la forme de l’Assemblée Générale et les modalités de convocation. Ils peuvent aussi contenir une clause permettant aux associés de la SCI de recourir à des moyens de télécommunication à distance (visioconférence...).
En principe et conformément aux clauses statutaires, c’est le gérant de la SCI qui doit convoquer les associés de la société à l’Assemblée Générale. Dans un cas exceptionnel, il peut aussi procéder à la nomination d’un mandataire chargé de procéder lui-même aux convocations.
A savoir : En cas de cogérance, les statuts de la SCI doivent indiquer si chacun des gérants est en droit de convoquer l’Assemblée Générale seul, et si la convocation nécessite une décision commune de tous les gérants de la SCI ou seulement d’une partie d’entre eux.
Forme et délai
Chaque convocation à une Assemblée Générale doit préciser plusieurs informations essentielles et doit être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception, sauf disposition contraire dans les statuts de la SCI.
Les informations essentielles étant :
- la date
- l'heure
- le lieu de la réunion
- l'ordre du jour
- les documents nécessaires
Les éléments doivent être précisés dans des termes explicites, en citant directement les clauses qui feront l’objet de l'Assemblée générale. En ce qui concerne le délai, il faut que les convocations soient envoyées au minimum 15 jours avant la date de l’assemblée générale pour s’assurer que les associés en auront bien pris connaissance.
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3. Le déroulement de l’Assemblée Générale au sein d’une SCI
Une fois les associés de la SCI convoqués, l’Assemblée Générale peut se tenir selon un mode d’emploi prédéfini par les statuts.
a. Signature d'une feuille de présence
Les associés de la SCI présents doivent impérativement signer une feuille de présence pour attester de leur participation à l’assemblée générale (si des associés sont représentés, c’est au mandataire d’effectuer la démarche).
b. Vérification du quorum
Dans certains cas, les SCI peuvent prévoir des conditions de quorum (nombre minimum de membres présents pour qu'une assemblée puisse valablement délibérer) pour la tenue d’une assemblée des associés.
c. Réalisation des débats
En général, les associés réunis en assemblée générale dans une SCI (y compris en SCI familiale) doivent débattre sur les différents points qui sont précisés sur l’ordre du jour puis procéder à des votes. Dans les faits, les décisions sont souvent convenues à l’avance.
Si ce n’est pas le cas, les débats s’effectuent sous l’ordre du président de l’assemblée (= le gérant de la SCI ou l’associé mandaté).
d. Accomplissement du vote
Une fois les débats terminés, il faut procéder aux votes. Les statuts des différentes Sociétés Civiles Immobilières (SCI) déterminent les règles de majorité des associés applicables pour les prises de décision en assemblée générale (majorité ; deux-tiers ; trois-quarts ; unanimité).
e. Rédaction du procès-verbal (PV) de l'Assemblée Générale
Pour finir, à la suite du vote, la réunion se conclut par la rédaction et l’établissement du PV - Procès Verbal d’assemblée. Il sert de preuve en cas de litige ou de contrôle fiscal pour justifier de la transparence et des décisions prises au sein de la SCI.
Le procès-verbal de l'Assemblée Générale doit contenir certaines mentions obligatoires :
- La dénomination sociale de la SCI
- Son capital social et l'adresse de son siège
- L'identité des associés présents et représentés ainsi que leurs parts sociales respectives
- La liste des documents et apports soumis aux associés
- Le résumé des débats
- L'ensemble des résolutions et le résultat des votes.
Une fois le Procès-Verbal d’Assemblée Générale rédigé, il est signé par le président de séance et sera conservé dans le registre associé à la SCI prévu à cet effet.
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