Au moins une fois par an, le gérant doit présenter les comptes à la collectivité des associés. Il rédige alors un rapport sur les bénéfices et les pertes qu’il soumet à l’approbation des associés réunis en assemblée générale. L’approbation des comptes annuels de la SCI ne donne pas lieu à un dépôt des comptes au greffe du tribunal de commerce.
Qu’est-ce que l’approbation des comptes en SCI ?
Contrairement aux sociétés commerciales comme la SARL ou la SASU, la société civile immobilière n’est pas tenue d’établir des comptes annuels. Toutefois, l’article 1856 du Code civil prévoit que le gérant doit au moins une fois par an rendre compte de sa gestion aux associés : c’est la procédure de reddition des comptes, assimilable à l’établissement des comptes annuels.
Le gérant doit rédiger un rapport sur l’activité de la société à la clôture de l’exercice social. Ce rapport indique :
- Les bénéfices réalisés ou prévisibles ;
- Les pertes encourues ou prévues.
Le gérant soumet ensuite la reddition des comptes à l’assemblée générale des associés, qui l’approuvent ou la rejettent.
La tenue et l’approbation des comptes se fait que la SCI soit soumise à l’impôt sur les revenus ou à l’impôt sur les sociétés (SCI à l’IR ou SCI à l’IS). Rappelons à cette occasion l’étendue des obligations comptables en SCI :
- En SCI à l’IR : le gérant doit tenir une comptabilité de trésorerie, aussi appelée comptabilité d’encaissement et de décaissement. Il doit lister sur un document comptable l’ensemble des bénéfices perçus et des dépenses engagées et conserver les justificatifs ;
- En SCI à l’IS : le gérant doit tenir une comptabilité d’engagement. Plus complexe, elle suppose la rédaction de plusieurs livres comptables (Grand Livre, journal de la TVA, livre journal…). Les comptes annuels doivent comprendre un bilan, un compte de résultat et des annexes.
À savoir : les statuts juridiques de la SCI peuvent prévoir une procédure d’approbation des comptes similaires à celle des sociétés commerciales, avec affectation des résultats.
Pourquoi faire l’approbation des comptes annuels en SCI ?
L’approbation des comptes annuels en SCI donne l’occasion pour le gérant et les associés de faire le point sur la situation financière et la rentabilité de la société. Elle permet de valider les documents comptables et financiers de la SCI pour l’exercice social écoulé.
Par ailleurs, le gérant engage sa responsabilité sur la gestion de la SCI. L’approbation des comptes annuels permet ainsi de déterminer s’il remplit correctement sa mission ou non.
En outre, l’approbation des comptes permet de faire valoir le fonctionnement régulier et la saine gestion de la société vis-à-vis des tiers, par exemple les banques.
Enfin, la tenue et l’approbation des comptes permet de s’affranchir des risques de redressement fiscal en l’absence de tenue régulière des documents comptables. En somme, l’approbation des comptes répond à un impératif de transparence économique et financière.
Qui doit approuver les comptes de la SCI ?
La mission du gérant est de présenter les comptes annuels. Il appartient aux associés d’approuver les comptes. Le gérant les convoque à une assemblée générale, appelée assemblée générale ordinaire annuelle (AGOA).
Les règles de majorité pour l’approbation des comptes annuels sont précisées par les statuts juridiques de la SCI. Ceux-ci prévoient :
- Les règles de quorum : le quorum désigne le nombre minimum d’associés qui doivent être présents ou représentés afin que l’assemblée générale délibère valablement et puisse prendre les décisions ;
- Les règles de majorité : en général, il suffit d’une majorité simple de 50 %, mais les statuts peuvent prévoir une prise de décision à l’unanimité des associés, comme c’est le cas pour les décisions excédant les pouvoirs du gérant.
Comment se fait l’approbation des comptes en SCI ?
La procédure de reddition des comptes est généralement prévue dans les statuts juridiques. Le Code civil impose seulement la présentation d’un rapport de gestion. Le gérant doit convoquer l’assemblée générale selon les modalités prévues par les statuts juridiques. Suite à l’approbation des comptes, il doit également rédiger un procès-verbal d’assemblée générale.
La convocation des associés à l’AG d’approbation des comptes
Le gérant doit convoquer chaque associé pour l’inviter à participer à l’AGOA. En fonction de ce que disent les statuts, cette convocation peut s’effectuer :
- Par lettre recommandée avec accusé de réception ;
- Par mail ;
- Par voie orale.
Le gérant doit joindre un certain nombre de documents à la convocation à l’AGOA :
- Le rapport de gestion ;
- Les comptes annuels, qui comprennent le bilan, le compte de résultat et les annexes ;
- Le texte des résolutions proposées ;
- Le pouvoir de représentation : un associé absent doit pouvoir se faire représenter pour faire entendre sa voix.
Si l’un des associés n’est pas convoqué régulièrement, alors les décisions prises au cours de l’assemblée générale ne sont pas valables. Elles sont considérées comme nulles et non avenues.
L’inventaire n’a pas à être joint à la convocation, mais il doit être tenu à la disposition des associés au siège social de la SCI. Les associés ne peuvent pas en faire une copie.
À savoir : si la SCI excède 2 des 3 seuils suivants, elle doit nommer un commissaire aux comptes : 1 550 000 euros de total bilan, 3 100 000 euros de chiffre d’affaires et 50 salariés. Si un commissaire aux comptes est désigné, alors le gérant doit joindre le rapport du commissaire à la convocation.
La tenue de l’assemblée générale annuelle d’approbation des comptes
C’est au cours de l’AGOA que les associés décident ou non d’approuver les comptes annuels de la SCI. Le gérant présente son rapport de gestion, qui comprend des informations sur :
- L’analyse objective de l’évolution de la société au cours de l’exercice social : elle décrit l’activité et effectue une comparaison avec l’année précédente ;
- La composition et l’évolution du patrimoine, avec les actifs et le passif ;
- Les événements marquants intervenus en cours d’exercice ;
- Le résultat de l’exercice, bénéficiaire ou déficitaire ;
- La volonté des associés de se distribuer des dividendes s’il s’agit d’une SCI à l’IS.
Si les associés ne donnent pas quitus au gérant, la société continue de fonctionner. Toutefois, il convient pour le gérant d’apporter les correctifs nécessaires afin de donner satisfaction aux associés. Rappelons qu’il engage sa responsabilité en cas de gestion non conforme aux prescriptions légales.
La répartition du bénéfice
L’affectation des résultats dans une SCI à l’IR est fixée par les statuts. Si rien n’est prévu, les bénéfices sont distribués entre les associés au prorata de leur détention dans le capital social. Ils seront ensuite taxés au barème progressif de l’impôt sur le revenu et aux prélèvements sociaux.
La rédaction du PV d’AG de la SCI en approbation de comptes
La tenue d’une assemblée générale, qu’elle soit ordinaire comme c’est le cas pour l’approbation des comptes, ou extraordinaire, donne toujours lieu à la rédaction d’un procès-verbal (PV).
Écrit, le PV doit rappeler :
- La date et l’heure de l’assemblée générale ;
- Le lieu de l’assemblée générale ;
- L’identité du gérant ;
- Les mentions juridiques relatives à la société (capital de X euros divisé en X nombre de parts, adresse du siège social ;
- La liste des associés présents, avec leur nombre de parts et la numérotation des parts ;
- La liste des associés représentés ;
- L’ordre du jour, en l’occurrence l’approbation des comptes annuels de la SCI ;
- Le texte des résolutions votées, en l’espèce l’approbation ou le refus d’approbation des comptes ;
- L’affectation des bénéfices ou des pertes le cas échéant.
Le PV d’AGOA est ensuite inscrit dans le registre des décisions. Il n’est pas nécessaire de le déposer au greffe du tribunal de commerce, comme c’est le cas pour les sociétés commerciales.
Quelles sanctions si le gérant ne fait pas la reddition des comptes de la SCI ?
L’article 1850 du Code civil prévoit la responsabilité du gérant envers la société et envers les tiers lorsqu’il agit :
- En infraction aux lois et règlements ;
- En violation des dispositions des statuts juridiques ;
- En commettant des fautes dans sa gestion.
La reddition des comptes est une obligation légale. Si le gérant ne s’y conforme pas, il peut donc voire sa responsabilité engagée par chaque associé en son nom propre ou au nom de la société.
Comment réaliser facilement l’approbation annuelle des comptes de sa SCI ?
Vous pouvez faire appel à un avocat ou à un expert-comptable pour la réalisation des documents sociaux, la convocation, la tenue de l’assemblée générale et l’approbation des comptes. Cette prestation est bien entendu facturée par le professionnel, et en fonction de la complexité de la mission et de sa notoriété, le coût peut vite s’envoler.
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