Si vous êtes gérant de SCI ou envisagez de le devenir, les formalités à accomplir vous inquiètent peut-être, en particulier celles tenant à la comptabilité. Cet aspect est-il vraiment important ? En quoi consistent vos obligations comptables et de quelle façon les remplir ? Ownily vous apporte des réponses et des conseils pour aborder la gestion comptable de votre SCI de façon sereine.
1. Pourquoi la comptabilité concerne forcément votre SCI ?
Il est courant de lire que les SCI soumises à l’impôt sur le revenu (IR) n’ont pas l’obligation de tenir une comptabilité, contrairement aux SCI soumises à l’impôt sur les sociétés (IS). Même s’il existe bien une différence selon le régime fiscal, il s’avère en réalité que toutes les SCI sont concernées par des obligations comptables.
a. Une obligation de comptabilité complète pour certaines SCI
En matière de comptabilité, on distingue d’une part, la comptabilité dite d’engagement (ou « comptabilité en partie double »), qui correspond au degré de formalisme le plus élevé, et d’autre part, la comptabilité de trésorerie, qui représente un cadre bien plus simple.
Quelles sont les SCI concernées par la formule la plus contraignante ? On trouve plusieurs cas de figure :
- les SCI qui ont opté pour l’IS ;
- les SCI dont un des associés relève du régime de l’IS ou des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) ;
- les SCI qui exercent une activité commerciale aux yeux de l’administration fiscale (comme la location meublée par exemple), dès lors que cette activité génère plus de 10% des recettes totales;
- les SCI qui dépassent deux seuils parmi les trois suivants prévus par le Code du commerce : 50 salariés, un montant de chiffres d’affaires ou de ressources de plus de 3,1 million d’euros et un bilan supérieur à 1,55 million d’euros ;
- les SCI dont les statuts prévoient une comptabilité d’engagement
Dans toutes ces hypothèses, les obligations comptables sont relativement lourdes. Ce type de comptabilité impose en effet de tenir des journaux comptables et un grand livre, mais aussi d’établir deux documents comptables présentant une certaine complexité : le compte de résultat et le bilan comptable.
Enfin, des formalités supplémentaires sont à prévoir, tel le dépôt des comptes annuels auprès du greffe du tribunal de commerce, ainsi que leur publication.
b. Les SCI à l’IR : une comptabilité allégée mais indispensable
Pour les SCI soumises à l’IR, il suffit d’adopter une comptabilité de trésorerie, aussi appelée « comptabilité de recettes/dépenses » ou « comptabilité d’encaissements/décaissements ». Autrement dit, d’avoir un compte bancaire au nom de la SCI et d’effectuer les opérations suivantes :
- consigner les mouvements d'argent (entrées et sorties) au fur et à mesure ;
- conserver les justificatifs correspondants
- faire le rapprochement bancaire de façon à contrôler que la saisie comptable correspond bien au solde qui apparaît sur le relevé de la banque
Juridiquement, il faut savoir qu’aucune règle ne vient directement fixer cette tenue comptable. Pour autant, celle-ci constitue un formalisme minimal à respecter, et ce pour deux raisons principales.
La comptabilité pour remplir votre devoir d'information
En tant que gérant de SCI, vous avez un devoir d’information vis-à-vis des associés, prévu par les articles 1855 et 1856 du code civil. Concrètement, cela doit prendre la forme d’un rapport écrit sur l’activité de la société comportant l’indication des bénéfices réalisés ou prévisibles et des pertes encourues ou prévues. Les associés disposent également du droit de poser des questions par écrit sur la gestion de la SCI à tout moment, à charge pour vous d’y répondre sous un mois.
Or, comment informer vos associés correctement sans avoir la vue sur la situation comptable ? De façon plus générale, comment approuver les comptes et affecter les bénéfices lors de l’assemblée générale annuelle sans aucun suivi financier ? En l’absence de comptabilité, vous risquez fort de perdre la confiance de vos associés, les tribunaux considérant d’ailleurs qu’il s’agit d’un motif légitime de révocation.
Une précaution vis-à-vis de l'administration fiscale
Comme n’importe quel contribuable, votre SCI est susceptible de faire l’objet d’un contrôle fiscal. S’agissant d’une SCI soumise à l’impôt sur le revenu, le fisc ne peut pas réaliser de vérification de comptabilité comme elle le fait pour les entreprises et les SCI soumises à l’IS.
Cependant, le code général des impôts l’autorise à effectuer un contrôle sur place, dans les locaux de la SCI, et à demander la communication de tous les documents comptables et justificatifs. Dans un tel cas, mieux vaut avoir un suivi comptable à présenter pour éviter les ennuis !
Il faut en effet avoir à l’esprit que lorsqu’elle ne dispose pas d’éléments lui permettant de réaliser son contrôle fiscal, l’administration évalue les bases d’imposition d’office, en appliquant une majoration de 100% sur les sommes dues. La conclusion est donc sans appel : l’absence de comptabilité, même dans une SCI soumise à l’IR, peut coûter cher…
2. Bien gérer la comptabilité de votre SCI en pratique
Savez-vous qu’aucune règle n’impose de recourir à un expert-comptable, et ce quelle que soit la forme de votre SCI ? Si l’intervention d’un professionnel peut être très utile dans les situations complexes, et notamment en cas d’imposition à l’impôt sur les sociétés, tenir la comptabilité d’une SCI à l’IR est à la portée de chacun, moyennant le respect de quelques règles simples.
a. Classer tous les justificatifs des recettes et dépenses
Dans une comptabilité d’encaissement et de décaissement, il ne faut pas seulement noter les recettes et les dépenses : il convient aussi d’en garder trace et de pouvoir les justifier ! Vous devez donc avoir le réflexe de demander un justificatif dès que vous engagez une dépense pour la SCI, et ce quelle que soit sa nature. Concrètement, certains vous seront envoyés spontanément (l’avis de taxe foncière par exemple), mais pour le reste, faites le nécessaire pour récupérer les factures et relevés en tous genres :
- factures correspondant à des travaux quelconques effectués dans un de vos biens immobiliers (de la rénovation complète d'une pièce à la plus petite intervention d'un artisan) ;
- relevés de charges de copropriétés ;
- justificatifs de retraits d'espèces ;
- avis d'échéance de vos assurances ;
- remboursement du compte courant d'un associé etc...
Vérifiez également que ces justificatifs sont établis correctement : ils doivent faire apparaître clairement le nom de la SCI (pas le vôtre !), le montant et la prestation facturée.
Du côté des recettes, le principe est identique. Même s’il n’est pas obligatoire de délivrer une quittance de loyer à vos locataires, l’idéal reste d’effectuer la démarche, en conservant un double pour votre comptabilité.
Pour finir, faites preuve d’organisation, en classant de façon régulière tous ces documents qui sont des pièces comptables. Pour cela, profitez de la réception de chaque nouveau relevé bancaire (chaque mois ou chaque année) pour classer les justificatifs correspondant aux opérations de la période. N’oubliez pas de les numéroter, et de les annoter si besoin.
b. Saisir les écritures comptables de votre SCI
L’un des principaux points de vigilance dans la comptabilité de la SCI consiste à bien noter les opérations au fil de l’eau, en classant le document correspondant à chaque opération. C’est en effet cet exercice qui donne la possibilité de recouper les informations figurant sur les justificatifs avec les relevés bancaires.
Pour réaliser cette saisie, plusieurs techniques existent. Vous pouvez ainsi vous contenter d’un cahier « papier » ou d’un fichier Excel, en prévoyant par exemple un onglet par mois, puis les colonnes suivantes :
- date de l'opération ;
- encaissements (colonne dans laquelle vous noterez la nature de la recette, par exemple « Loyer de mars ») ;
- montants des encaissements ;
- décaissements (colonne dans laquelle vous consignerez la nature des dépenses, par exemple « Assurances ») ;
- montant des décaissements ;
Bien évidemment, vous êtes libre d’enrichir ces écritures, en ajoutant le mode d’encaissement ou de décaissement (espèces, virement, chèque) et le numéro de la pièce comptable.
Dans tous les cas, montrez-vous rigoureux, en adoptant la présentation la plus claire possible, en particulier si votre SCI possède plusieurs biens immobiliers. Méfiez-vous également des feuilles volantes si vous utilisez un cahier, ou encore des risques de pertes de données si vous utilisez Excel. Dans ce dernier cas, il est judicieux de sauvegarder régulièrement votre suivi comptable (via une solution de stockage cloud comme Dropbox ou une simple clé USB).
c. Quels outils pour gérer la comptabilité de votre SCI ?
Il existe sur le marché des logiciels de compta en ligne, mais tous ne présentent pas forcément une grande utilité, dans la mesure où certains d’entre eux nécessitent de saisir à la main toutes les transactions (comme vous le feriez dans Excel). Par ailleurs, ceux qui permettent de récupérer automatiquement les transactions bancaires, comme Indy et QuickBooks, n’ont pas été pensés pour les SCI.
Les services de pointage tels que ceux proposés par les néobanques (Qonto, Shine…) supposent quant à eux l'ouverture d’un nouveau compte bancaire, ce qui constitue une contrainte de taille.
